இன்றைய இணைய உலகில் கணினி வழியே பிறருடன் ஆவணங்களைப் பரிமாறிக் கொள்வதென்பது தவிர்க்க முடியாத விடயமாகி விட்டது. எப்போதும் எதற்கெடுத்தாலும் அச்சிடப்பட்ட ஆவணங்களையே பயன்படுத்தி வந்த நிலையும் தற்போது மாறிவிட்டது.
ஒரு கணினியில் உருவாக்கப்படும் ஒரு ஆவணம் மின்னஞ்சல் வழியாகவோ, சீடி மற்றும் பென் ட்ரைவ் போன்ற ஊடகங்களூடாகவோ பல பேருடன் பகிர்ந்து கொள்ளப்படுகிறது. அவ்வாறு பிறருடன் பகிர்ந்துகொள்ளப்படும்போது வேறொரு கணினியில் அந்த ஆவணம் பார்வையிடுவதற்காகவோ அல்லது மாற்றங்கள் செய்வதற்காகவே திறக்கப்படுகிறது. நீங்கள் உங்கள் கணினியில் உருவாக்கிய அந்த ஆவணம் மற்றுமொரு கணினியில் சில வேளைகளில் வேறொரு தோற்றத்தைத் தருவதை நீங்கள் அவதானித்திருக்கலாம். இவ்வாறான சந்தர்ப்பங்களில் பொதுவான ஒரு பிரச்சினையாக இருப்பது பிont எனும் எழுத்துருக்களே.
உங்கள் ஆவணத்தில் உங்கள் எண்ணத்தை வெளிப்படுத்தக் கூடியவாறு மிகப் பொருத்தமாக நீங்கள் தெரிவு செய்து பயன்படுத்திய விஷேட எழுத்துருக்கள் மற்றுமொரு கணினியில் நிறுவப்படாத விடத்து அதற்குப் பதிலாக வேறு எழுத்துருக்கள் தோன்றுவதைப் பார்க்கும்போது உங்கள் நிலை பரிதாபத்திற்குரியதே.
இவ்வாறான சந்தர்ப்பத்தில் நீங்கள் இரண்டு வழிகளைக் கையாளலாம். பயன்படுத்திய குறிப்பிட அந்த எழுத்துரு பைலைப் பிரதி செய்து அந்த ஆவணத்துடனேயே அனுப்புதல் அவற்றுள் முதல் வழியாகும். இரண்டாவது வழி அந்த பொண்ட் பைலை குறிப்பிட்ட அந்த ஆவணத்தினுள்ளேயே எம்பெட் (Embed) செய்து விடுதலாகும்.
எழுத்துரு பைலைப் பிரதி செய்து ஆவணத்துடன் இணைத்து அனுப்புவது சிறந்த வழியெனச் சொல்ல முடியாது ஏனெனில் நிறுவன கணினிகளில் புதிதாக பொண்டுகளை நிறுவுவதையோ கணினியில் மாற்றங்கள் செய்வதையோ நிறுவன கணினி நிர்வாகிகள் அனேகமாக விரும்புவதில்லை அல்லது அனுமதிப்பதில்லை. (எனினும் தனி நபர் கணினிகளில் இப் பிரச்சினை எழாது)
எனினும் எழுத்துருவை எம்பெட் செய்து அனுப்பும்போது குறிப்பிட்ட அந்த பொண்டை கணினியில் நிறுவாமலேயே அந்த ஆவணத்தை திறந்து பார்க்க முடியும். எழுத்துருக்களை எம்பெட் செயும் வசதி பல எப்லிகேசன்களில் தரப்படுகிறது.
எம். எஸ். வர்ட் 2003 ஆவணமொன்றில் பொண்ட் பைலை எம்பெட் செய்வதற்குப் பின் வரும் வழி முறையைக் கையாளுங்கள்.
பைல் மெனுவில் Save As தெரிவு செய்ய வரும் சேவ் ஏஸ் டயலொக் பொக்ஸில் Tools க்ளிக் செய்து Save Options தெரிவு செய்யுங்கள். (Tools மெனுவில் Options தெரிவு செய்து save டேபில் க்ளிக் செய்தும் இதே இடத்திற்கு வந்து சேரலாம்) அங்கு Embed true type fontதெரிவு செய்து ஒகே சொல்லி விடுங்கள். எம். எஸ். வர்ட் 2007 மற்றும் எம். எஸ். வர்ட் 2010 பதிப்புகளில் office பட்டனில் க்ளிக் செய்து Word Options தெரிவு செய்து Save க்ளிக் செய்யுங்கள். அப்போது தோன்றும் டயலொக் பொக்ஸில் Embed font in the file தெரிவு செய்து ஓகே செய்யுங்கள்.
பொண்ட் பைலை எம்பெட் செய்வதன் மூலம் ஒரு ஆவணத்தை வேறொரு கணினியில் எந்தவித சிக்கலுமின்றி திறந்து பணியாற்றலாம் என்பது உண்மை. ஆனால் எழுத்துருவை எம்பெட் செய்வதன் மூலம் பைல் அளவு அதிகரிக்க வாய்ப்புள்ளது. உங்கள் ஆவணத்தில் பல வகையான எழுத்துருக்களைப் பயன்படுத்தியிருப்பின் பைல் அளவு மேலும் அதிகரிக்கும் என்பதை மறந்து விடாதீர்கள்.
எனவே உங்கள் ஆவணத்தை வேறொரு நபருடன் பகிர்ந்து கொள்ளாத விடத்து அல்லது நீங்கள் பயன்படுத்தியிருப்பது விண்டோஸ் மற்றும் எம். எஸ். ஒபிஸ் உடன் இணைந்து வரும் பொதுவான எழுத்துருக்களாயின் அதனை எம்பெட் செய்ய வேண்டிய அவசியம் இல்லை என்பதையும் நினைவில் கொள்ளுங்கள்.
